Yo PASO. Sacáme de la Lista!!!

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Luego de un extendido letargo vacacional vuelvo al ruedo distendido y con las pilas cargadas para seguir aburriéndolos con mis comentarios.

Sabido es que el fin de semana anterior se desarrollaron los comicios primarios en nuestro país y que varias listas de candidatos diversos se han presentado a dar batalla electoral.

Lo que voy a plantear en este artículo tiene que ver con las listas, pero no políticas, sino las de distribución (distribution lists o DL por sus siglas en inglés).

No quiero aventurarme a una certeza para la cual no tengo pruebas, pero en una organización tan grande como la que trabajo, es muy probable que la base de correo tenga más listas de distribución creadas que direcciones de email de individuos.

Ahora bien ¿qué pasa cuando alguien se equivoca y hace un uso incorrecto de una lista de distribución? ¿Cuál es la reacción de quien se ve involucrado en el equívoco?

Sin llegar a insultos (muy mal vistos en el ámbito corporativo) se suele escuchar por los pasillos “Sacáme de la listaaaaaaaaaa!!!!!!!”

Para quienes no lo sepan porque no las hayan usado, las listas de distribución suelen ser una buena forma de comunicar en sentido de ida, pues utilizando sólo una dirección (por ejemplo, “Vendedores”) es posible llegar a un buen número de casillas individuales sin tener que digitar todas y cada una.

El error tan temido

Sin temor a exagerar, al menos una vez cada dos o tres meses, alguien suele equivocarse en el uso y mandar un email por un tema puntual a una comunidad distinta a la que hubiera deseado.

Supongamos que un empleado llamado Peter tiene un problema con su Excel y quiere solicitar asistencia al grupo “Microsoft Internal Support”.

Abre la libreta de direcciones y empieza a tipear al voleo “Microsoft” pero aparecen 147 listas de distribución (DLs de ahora en adelante) y le parece mucho. Él quiere que le resuelvan un problema, no quiere perder tiempo.

Prueba otra vez con “MIS” y milagrosamente le aparecen tres listas, a saber: “AME_MIS”, “EUR_MIS”, “APJ_MIS” que representan tres regiones diferentes de lo mismo (Americas, Europe y Asia, Pacific and Japan. Como Peter es canadiense, no duda un segundo y manda un email cortito a la DL llamada AME_MIS: “Hi, I’m having an issue with pivot tables in MS Excel. Could you assist me please?” (Hola, estoy teniendo un problema con una tabla dinámica en Excel. ¿Podrían asistirme por favor?”

A la vuelta del café

Peter piensa esperanzado que en minutos recibirá la asistencia que anda buscando; se levanta a tomar un café y al regresar quince minutos más tarde, tiene 96 emails en su casilla de diversos tonos y tipologías de letras, pero siempre con la misma intención: hacerle saber que se equivocó de lista y que ahora en vez de tener un problema tiene dos.

Aquel “MIS” que él creía era “Microsoft Internal Support” resultó ser en realidad “Manufacturing and Industrialized Services” y todos los empleados de producción desde Alaska a Tierra del Fuego lo andan buscando justamente para prenderle fuego.

La seguidilla posterior

A continuación algunos ejemplos de los emails que se suceden:

·   Could you put me off on this kind of communications? (¿Podrían dejarme fuera de este tipo de comunicaciones?)

·   Remove me, please. (Removerme por favor.)

·   Please, don’t use the “Reply to all” button. Every time you use it you will be sending the same email to the same people. (Por favor, no use el botón “Replicar a Todos”. Cada vez que lo use estará enviando el mismo email a las mismas personas.)

·   Remove me, please. Sí, otra vez, y no sólo una vez sino “n”.

·   How a person can be so stupid? Please, abort the reply. (¿Cómo puede una persona ser tan estúpida? Por favor, cancelen la respuesta.)

·   I'm talking seriously. If you do not stop sending this message, I’ll submit the case to the internal committee. (Estoy hablando seriamente. Si no dejan de enviar este mensaje, plantearé el caso al comité interno.)

·   Remove me, please J. Sí, sí, otra vez, pero con carita feliz incluida.

·   I cannot believe what I'm reading. Half an hour ago that is filling my box of crap. (No puedo creer lo que estoy leyendo. Hace media hora que están llenando mi casilla de porquería.)

·   Clearly, if you replicate to all the same email, there is always someone who would come a spam (you included of course). Stop to do "reply to all" in the name of God. (Es claro que si usted replica a todos el mismo email, siempre habrá alguien a quien le llegue un correo no deseado (usted incluido). Pare de hacer "reply to all" en el nombre de Dios.)

Al diablo con la tabla dinámica

A esta altura Peter no sabe dónde meterse. Su ventaja es que la gente se enceguece y tira insultos sin miramientos, entonces el que encendió la mecha pasa desapercibido. Es más, muy hábilmente ya configuró una regla de correo para que todos los emails que incluyen la expresión “MIS” vayan a la papelera directamente. Al diablo con la tabla dinámica. Puede hacer lo mismo con tres pasos en vez de uno y sin que nadie lo putee.

¿Hasta cuándo sigue circulando la lista de distribución? Nunca se sabe. Puede ser hasta que el uso horario determine el fin de la jornada de trabajo, hasta que un administrador de correo planche la lista por un par de horas, hasta que alguien pase la lista correcta o hasta que Peter confiese “Apparently I used the wrong DL. My apologies to all.” (Aparentemente usé la lista de distribución incorrecta. Mis disculpas a todos.)

La verdad es que para los espectadores pasivos la cosa puede ser bastante divertida. Suele ser un buen entretenimiento para las tardes de viernes, sobre todo cuando alguien mete algún bocadillo en otro idioma y el enfoque cambia porque aparece un nuevo grupo de gente: los intérpretes. Ellos, que usan el Google Translator, empezarán un intento de traducción hacia el resto del universo con final aún más incierto.

En esta lista, yo paso. I’m sorry Peter.